Cosa fa
L'Ufficio Segreteria svolge un ruolo trasversale all'interno dell'amministrazione comunale, occupandosi di una serie di attività amministrative e organizzative essenziali per il funzionamento dell'ente locale. Di seguito sono elencati alcuni dei compiti principali di questo ufficio:
- Gestione delle comunicazioni Si occupa della gestione delle comunicazioni interne ed esterne dell'ente, tra cui la ricezione e l'inoltro delle telefonate, la gestione della posta elettronica, e l'organizzazione delle riunioni e degli appuntamenti.
- Archiviazione e gestione documentale Gestisce l'archiviazione e la conservazione dei documenti amministrativi e delle pratiche dell'ente, garantendo la corretta catalogazione, l'accessibilità e la riservatezza dei documenti.
- Supporto agli organi istituzionali Fornisce supporto amministrativo agli organi istituzionali del comune, come il sindaco, la giunta e il consiglio comunale, preparando documenti, relazioni e verbali delle sedute.
- Gestione dei protocolli Gestisce il protocollo generale dell'ente, registrando e numerando i documenti in arrivo e in partenza, monitorando lo stato di avanzamento delle pratiche e garantendo il rispetto dei termini di risposta.
- Gestione delle risorse umane Collabora con l'ufficio del personale per la gestione amministrativa del personale comunale, includendo la redazione dei contratti di lavoro, la gestione delle assenze e delle ferie, e la compilazione delle buste paga.
- Assistenza agli utenti Fornisce assistenza e supporto agli utenti che si rivolgono agli sportelli comunali per richiedere informazioni, presentare istanze o domande, fornendo orientamento e risposte alle richieste.
- Segreteria tecnica Fornisce supporto tecnico agli uffici e agli organi decisionali dell'ente, collaborando alla redazione di atti, delibere, determinazioni e altri documenti amministrativi.